会社設立において、重要な書面の一つとして定款を上げることができます。ただなぜか成立後の会社の相談を受けるとき、定款が見つからないという困った事が時折見受けられます。
そこで定款について、今日は記したいと思います。
そもそも定款とは
この定款とは、会社の根本規則、言わば「会社の憲法」と言われています。もっともその前に、会社法等の法令、政令、省令（◯◯規則と呼ばれたりしてます）があって、そのあとに位置づけられています。
実体上、実は会社の根本規則ですし観念的にも存在するので、なくなることはありません。ここで問題にしているのは、その規則を記した書面のことなのです。
定款にも、どの時期に紙面が作られたか呼び方がある
設立前に作成し、公証人から認証を受けた定款を、原紙定款と言います。会社成立後に、定款を変更をした場合、公証人の認証を受ける必要はありません。ただし、定款変更の要件は、株主総会の特別決議で可決したことを証する株主総会議事録を保管しなければなりません。その上で、後に定款の提示もしくは行政官庁への許認可届出や登記申請時に添付するために、変更後の内容が記されている定款を作成しておきます。この変更後の内容を含めた定款のことを現行定款と言います。
変更後、それまで紙面で存在した定款の廃棄の可否
もしかしたら、現行定款が適法に効力が存在するならば、それまでの書面として保管されていた定款は、一見不要のようにも思われます。ただし、設立当初の原始定款の記載事項を振り返ると、諸手を挙げて、廃棄しても問題ありませんとは言い難いものです。
原始定款は、成立後不要になる条項もあるが、後の紛争防止に役立つ情報が搭載されている
なぜなら設立に関与したの発起人の氏名住所が記載されており、万が一株主名簿が作成されていない場合、少なくとも、会社成立時の株主の構成が、その定款の記載から推定することができます。
そうすると、その後の株式のやりとりでどのように株主構成が変わったのか、その前後関係を知る良い機会となります。その貴重な機会と記録を廃棄することとなると、後に問題が生じた際の、証拠がなくなってしまい、場合によっては、解決することが難しくなると思われます。
もちろん現行で効力のある定款は、廃棄することはできず、本店に備えなければなりませんが、変更前の定款も保管された方が良いことは、言うまでもありません。
上記記事は、旧ブログ「時報」より、2022年6月7日に、本ブログへ、移植しました。なお、内容を加筆修正しました。
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司法書士 大山 真 事務所
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