こんにちは
先日 税理士の先生と話をしていた際に 質問がありました
「株主が一人だけ、取締役が一人だけの会社でも、株主総会議事録、取締役の決定書は必要なのか？」
答えは やはり『必要』です
催し事による人の集まりだから「◯◯会」という文言が使われると思われるのですが 上記の一人株主・一人取締役の会社でも議事録が必要です
特に登記をしなければならない事項に該当するならば その登記の申請をしなければならないのですが 書面が存在しなければ 登記官は審査のしようがありません
登記申請について 登記官の面前で 口述による申述は認められていないので やはり書面に意思決定したことを記して 登記の申請の添付書面として提出しなければ 受理されないのです
では 一人しか株主がいないのに 「株主総会」とは どういうことなのか それは「会社法」の規定により 株式会社を構成する以上 法定された機関であり 会社が成長したときには、株主の構成は複数にもなるだろうと 将来的に社団となりうることも含めた上で 認められていると考えなければならないと整合がとれないと考えます
実社会において 一人株主・一人取締役会社についての 株主総会議事録 取締役の決定書の存在価値はどのようなものなのか それは意思決定したことの記録として保存しておくことだと考えます
例えば 設立後 役員の任期の定めを変更したにもかかわらず そのことがよくわからなくなり 任期の変更前の定款を持ち出して 手続を済ませてしまった場合 事案によっては 大きな問題になると言っても過言ではありません（より多くの時の経過を待たなくては 円満に任期満了退任ということにはならなくなる可能性が存在します）
それから 残念なことに 時折 定時株主総会の議事録でさえ存在しないことを見受けます とても残念なことですが 定時株主総会の議案に計算書類承認の件があるはずで この計算書類の承認が無ければ 決算が確定したとは言えず 確定した計算書類に基づいて確定申告ができない という論理も一応は存在します 確定申告書に「決算確定日」という記入欄が存在します 気がつかないかもしれませんが…
一人株主・独り取締役会社であっても やはり計算書類を作成し その計算書類が出来上がった段階で定時株主総会議事録を作成することが大事なことだと考えます
議事録等の書面作成の起案をお受け致します
司法書士 大山 真 事務所
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