こんにちは
今回は 会社の根本規則である定款の保管について 少し記してみたいと思います
まず 一般的に 文書の管理 しっかりできていますか？
協力業者や顧客と交わした書面 即ち 契約書は 誰しもが重要だと 認識をもっていらっしゃるので その書類の内容がご自身にとって有利か不利かを問わず 所持しているケースは多いです
ただ直近では使うことのない書類は しまい込んだは良いものの 後になって 何処にしまい込んだか判らない という事態に陥ることも大いにしてあります それでも 探して見つかれば良いのですが 紛失してしまい どうしても出てこない ということもあります それでも書面を紛失してしまったという確固たる事実が大きくのしかかることは真摯に受け止め これまでの書面の管理のあり方にも注意を払い必要がありますね
さて ここで 定款について もう少し細かく視てみます
定款 先程も記しましたが 会社の根本規則を指します あくまでも会社の根本規則 なんです 規則そのものがなくなることはありえません
もっとも定款を記した書面を 紛失してしまったということは よくある話?!?! かもしれません
書面の定款が紛失して手許にない場合は どうすれば良いか それは作成するしかありません
もっとも株式会社は経営と持ち主が 分化しているので 言わば取締役が勝手に定款を作成するわけにはいきません せめて株主総会確認決議により承認は受けるべきであろうと考えます
ところで昨今においては 事業そのものを売却によって譲り受けることも 大いにしてあります その際に 定款は原始定款（会社設立時に作成し公証人の認証を受けた定款）は おそらく引き渡してはもらえないと思います なぜなら設立時の発起人の住所氏名がしっかり記載されているからです
もっとも 事業を譲り受けた株主が 発行済株式の全てを取得しているのであれば はっきり言って これまでの定款は 必要ありません 究極的なことかもしれませんが 新しい株主のもとで 役員を変更 定款を変更する 株主総会によって決議してしまえば良いからです
そうして 株主総会で決議すれば 定款を事実上再生することは可能です
さて会社設立時の定款の絶対的記載事項についてはどうするのか という疑問が沸々と湧いてくるかもしれませんが 会社の歴史を重んじるならば 発起人の住所氏名等は残しておいても良いかもしれません ただ債権者、株主には閲覧請求があった場合は それに応じなければならないため その情報を明かすことになってしまいます また適切に成立したのであれば 言わばその記載の役目は終わり 事実上株主名簿に引き継がれることとなります
いろいろ記しましたが定款 上場企業ならまだしも 中小企業 同族会社 サンチャン会社では あまり（というよりも全くと言っていい程）見返すことは ないかもしれません それでも 会社と役員 会社と株主 株主と役員 の関係を定めている根本規則ですから 見つからないと言って 直ぐに諦めてしまう前に 丁寧に探してみて それでも見つからないならば 定款再生の手続を考えたほうが良いと思います
定款の再生についての相談を承ります
司法書士 大山 真 事務所
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